Teori Organisasi Umum 1 (Perkembangan Organisasi)

Nama                 : Indra Purnama

Kelas                  : 2 KA 15

NPM                   : 11108021

Mata Kuliah    : Teori Organisasi Umum 1

Definisi Pengembangan Organisasi

Definisi PO yang dikemukakan oleh Pareek 1978 :

” Suatu usaha yang direncanakan, yang dimulai oleh ( para ) ahli proses untuk membantu sebuah organisasi

mengembangkan keterampilan diagnostiknya, kemampuan penguasaannya, strategi hubungannya dalam

bentuk sistem-sistem sementara atau setengah tetap, dan persamaan budaya ”.

Konsep Perubahan Organisasi

Semua organisasi harus berubah karena adanya tekanan di dalam lingkungan internal maupun eksternal. Walaupun perubahan yang terjadi lebih pada lingkungan, namun pada umumnya menuntut perubahan lebih pada organisasional, dan organisasi-organisasi bisa melakukan lebih banyak perubahan ataupun lebih sedikit. Organisasi-organisasi bisa merubah tujuan dan strategi-strategi, teknologi, desain pekerjaan, struktur, proses-proses, dan orang. Perubahan-perubahan pada orang senantiasa mendampingi perubahan-perubahan pada faktor-faktor yang lain.

Proses perubahan pada umumnya mencakup sikap dan perilaku saat ini yang unfreezing, perubahan-perubahannya dan akhirnya kepemilikan sikap dan perilaku yang baru yang refreezing. Sejumlah isu-isu kunci dan problem harus dihadapi selama dalam proses perubahan umum. Pertama adalah, diagnosis yang akurat mengenai situasi dan kondisi saat ini. Kedua adalah, penolakan yang ditimbulkan oleh adanya unfreezing dan perubahan. Terakhir adalah, isu pelaksanaan evaluasi yang memadai dari usaha perubahan yang sukses, di mana evaluasi-evaluasi semacam itu kebanyakan lemah atau bahkan tidak ada sama sekali.

Tujuan Pengembangan Organisasi ;

  1. Menciptakan keharmonisan hubungan kejra antara pimpinan dengan staf anggota organisasi
  2. Menciptakan kemampuan memecahkan persoalan organisasi secara lebih terbuka
  3. Menciptakan keterbukaan dalam berkomunikasi
  4. Merupakan semangat kerja para anggota organisasi dan kemampuan mengendalikan diri

Proses Pengembangan Organisasi ;

  1. Pengenalan masalah
  2. Diagnosis Organisasional
  3. Pengembangan strategi perubahan
  4. Intervensi
  5. Pengukuran dan Evaluasi

Diagnosis Organisasi

Untuk menyusun suatu perencanaan perubahan perlu dilakukan suatu diagnosis organisasi. Diagnosis organisasi dapat dilakukan oleh organisasi yang bersangkutan maupun dengan bantuan pihak luar.

Mendiagnosis organisasi dengan memandang organisasi sebagai suatu sistem terbuka dapat dipandang melalui 3 tingkatan, yaitu:

  1. Organisasi secara keseluruhan adalah cara memandang organisasi secara keseluruhan, termasuk bentuk perusahaan, struktur, mekanisme, sumber-sumber yang digunakan organisasi.
  2. Kelompok kerja (unit, bagian) adalah kelompok-kelompok kerja yang ada pada organisasi, berikut struktur interaksi yang terjadi antaranggota kelompok.
  3. Individu adalah pribadi-pribadi dalam organisasi, termasuk di sini adalah kewajiban individu dalam organisasi.

Pada proses diagnosis organisasi yang perlu dilakukan adalah memperhatikan hal-hal yang terjadi pada tiap tingkat:

  1. Tingkat organisasi (secara keseluruhan) – pada tingkat ini dapat dilihat bentuk perusahaan dan bentuk-bentuk hubungan dalam pengalokasian sumber-sumber yang dimiliki.
  2. Tingkat kelompok kerja (departemen) – pada tingkat ini dapat diperhatikan bentuk-bentuk kelompok kerja dan hubungan yang terjadi antar anggota kelompok.
  3. Tingkat individu – pada tingkat ini yang diperhatikan adalah bagaimana deskripsi suatu jabatan kerja disusun sehingga individu dapat berkarya secara maksimal.

Memahami Pengembangan Organisasi

Pada tahun 1950-an dan 1960-an, timbul sejenis pelatihan  baru dan terpadu yang dikenal sebagai pengembangan organisasi ( PO ). Pengembangan organisasi adalah strategi intervensi ( campur tangan ) yang memanfaatkan proses kelompok untuk berfokus pada budaya suatu organisasi secara menyeluruh dalam rangka melaksanakan perubahan yang diinginkan. Strategi ini berusaha mengubah keyakinan sikap, nilai, struktur, dan praktek sehingga organisasi dapat menyesuaikan diri dengan tekhnologi dan mampu bertahan hidup dalam laju perubahan yang berlangsung cepat.

PO timbul untuk menanggapi kebutuhan. Metode pelatihan konvensional seringkali kurang berhasil untuk mengembangkan perilaku organisasi yang lebih baik, sehingga diperlukan pendekatan baru. The National Training Laboratories dan ESSO Standard Oil Company mulai mengatasi masalah tersebut, dan akhirnya PO muncul dari upaya mereka.

Ada 2 alasan diperlukannya PO. Pertama, struktur imbalan dalam pekerjaan tidak cukup memperkuat pelatihan konvensional, sehingga seringkali gagal mengalihkan hasil belajar ke dalam pekerjaan. Terlalu banyak program yang dirancang dengan baik mengalami kegagalan karena lingkungan kerja tidak menyediakan dukungan yang diperlukan. Dalam kondisi seperti ini nalar berikutnya adalah berusaha mengubah organisasi secara keseluruhan sehingga akan mendukung pelatihan.

Alasan kedua adalah laju perubahan itu sendiri yang berlangsung dengan cepat,  yang mengharuskan organisasi untuk benar-benar luwes dalam rangka melangsungkan hidupnya dan memperoleh keuntungan. PO berupaya mengembangkan organisasi secara keseluruhan agar dapat menanggapi perubahan secara lebih seragam dan berkemampuan. PO berusaha ”memperlancar” arus komunikasi dengan meningkatkan jumlah dan akurasi informasi melalui dinamika kelompok yang lebih baik dan penanggulangan masalah. Singkatnya, tujuan umum pengembangan organisasi adalah mengubah semua bagian organisasi untuk membuatnya lebih tanggap secara manusiawi, lebih efektif, dan lebih mampu untuk memperbaharui diri sendiri.

Organisasi Sebagai Sebuah Sistem

Organisasi pada umumnya dapat dianggap sebagai sebuah sistem terbuka. Artinya dalam kenyataan organisasi itu adalah serangkaian kegiatan yang mempunyai tujuan umum dan untuk itulah terdapat keluaran dan masukkan. Keluaran biasanya akan merupakkan produk dan jasa, sedang masukkan akan berupa bahan baku, uang, tenaga, kerja (orang), dsb. Didalam organisasi akan terdapat subsistem untuk menangani strategi, kegiatan-kegiatan, serta susunan dan proses penunjang. Sebuah diagram sederhana yang menunjukkan beberapa pengaruh luar terhadap keluaran organisasi ditunjukkan pada gambar 1.1

Setiap organisasi bersifat dinasmis dan akan dipengaruhi sedikit banyak oleh peruubahan-perubahan yang terjadi di lingkungan luar. Umpama, perubahan ekonomi akan mempengaruhi kinerja bisnis dan perubahan di dalam perundang-undangan akan mempunyai dampak pada cara organisasi melakukan kegiatan.

Desakan untuk Melakukan Perubahan atau Sumber-Sumber Perubahan

Menurut Indriyo Gito Sudarmo, dapat dibagi menjadi dua, yaitu :

  1. Dari dalam :
  • Perubahan nilai kerja
  • Produk Uang
  • Masalah proses organisasi
  • Persaingan
  • Perubahan permintaan konsumen
  • Ketersediaan sumber-sumber
  • Teknologi
  • Sosial Politik
  1. Dari Luar

Menurut Wilson, Desakan untuk melakukan perubahan / sumber-sumber perubahan dapat dibagi menjadi dua, yaitu :

  1. Dari dalam
  • Visi, Misi, dan Filosofi baru
  • Strategi baru
  • Redifinisi core business
  • Restrukturisasi dan re-engineering organisasi
  • Kondisi SDM
  • Perubahan budaya organisasi
  • Kondisi Ekonomi
  • Nilai-nilai politik
  • Perubahan kondisi pasar
  • Teknologi baru
  • Peraturan baru
  • Standar dan kualitas baru
  1. Dari Luar

Perubahan-perubahan yang terjadi di lingkungan organisasi sangatlah dinamis. Perubahan-perubahan lingkungan tersebut sangatlah besar pengaruhnya terhadap aktifitas-aktifitas organisasi untuk mencapai sasaran visi dan misi yang telah mereka tetapkan. Kemampuan manajer untuk mengidentifikasi, menganalisa, mengevaluasi, mendiagnosa, dan bereaksi atau tanggap terhadap peluang  dan ancaman  yang dihadapi organisasi sangat diperlukan  untuk mempertahankan keberadaan dan perkembangan organisasi.

Penolakan terhadap Perubahan

  1. Penolakan terhadap perubahan

Bila perubahan terjadi, para manajer dan karyawan akan bereaksi baik secara positif ataupu negatif. Berbagai reaksi khas terhadap perubahan adalah sebagai berikut :

  1. orang mungkin menyangkal bahwa perubahan sedang terjadi. Bila ini terjadi organisasi kemungkinan akan terus kehilangan efektifitasnya.
  2. Orang mungkin mengabaikan perubahan. Manajer mungkin menangguhkan keputusan – keputusan dengan harapan bahwa masalah yang terjadi akan hilang dengan sendirinya.
  3. Orang mungkin menolak perubahan. Karena berbagai alas an manajer dan karyawan mungkin menolak perubahan.
  4. Orang mungkin menerima perubahan dan menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut.
  5. Orang juga mungkin mengantisifasi perubahan dan merencanakannya, seperti banyak dilakukan perusahan – perusahaan progresif.

Ada tiga sumber umum penolakan terhadap perubahan :

1)   Ketidakpastian tentang akibat dan pengaruh perubahan. Para anggota organisasi mungkin secara psikologis menolak perubahan karena mereka menghindari ketidakpastian. Cara – cara tradisional pelaksanaan tugas sudah menjadi pedoman kegiatan – kegiatan para anggotanya dan konsekuensi serta aturannya telah diterapkan sangat melekat sehingga memerlukan waktu lama untuk mengubahnya.

2)    Ketidakpastian untuk melepaskan keuntungan – keuntungan yang ada.  Perubahan yang akan memberikan banyak manfaat bagi organisasi secara keseluruhan, belum tentu akan menguntungkan sekelompok orang atau individu. Sekelompok orang atau individu yang merasa terancam kedudukannya dengan adanya perubahan akan berusaha mempertahankan status yang dinikmatinya dan berusaha menolak perubahan.

3)            Pengetahuan akan kelemahan – kelemahan dalam perubahan yang diusulkan kadang – kadang para anggota organisasi akan menolak perubahan karena mereka megetahui adanya masalah – masalah potensial yang tidak diperhatikan oleh para pengusul perubahan. Perbedaan penilaian terhadap situasi ini memberikan jenis konflik yang diperlukan bagi manajer untuk membuat usulan perubahan menjadi lebih efektif.

Ada alasan alasan khusus untuk menolak terhadap perubahan. Tiga macam kategori pokok yang digunakan yaitu:

1)   Faktor – faktor yang berkaitan dengan pekerjaan

  1. Perasaan takut atau cemas dalam menghadapi pengangguran teknologikal.
  2. Perasaan takut terhadap perubahan – perubahan dalam kondisi kondisi kerja.
  3. Perasaan takut terhadap kemungkinan penurunan pangkat dan kemungkinan turunnya gaji pokok.
  4. Perasaan takut akan paksaan bekerja lebih cepat dan upaya intensif yang mungkin diturunkan.

2)  Faktor – faktor individual

  1. Penolakan terhadap kritik yang terimplikasi bahwa metode yang dewasa ini ditetapkan tidak baik.
  2. Penolakan terhadap kritik yang terimplikasi bahwa performa sekarang tidak baik.
  3. Perasaan takut bahwa kebutuhan akan jenis keterampilan atau kemampuan yang ada, akan dikurangi atau dihapuskan sama sekali.
  4. Perasaan takut bahwa spesialisasi makin mendalam akan muncul, hal mana mengakibatkan timbulnya kebosanan, monotomi dan turunnya harkat diri.
  5. Timbulnya perasaan kurang menyenangkan sehubungan dengan keharusan untuk melupakan metode – metode yang dewasa ini dipraktikkan.
  6. Timbulnya perasaan kurang menyenangkan sehubungan dengan keharusan untuk mempelajari metode – metode baru.
  7. Perasaan takut, bahwa pekerja yang bersangkutan harus bekerja lebih keras.
  8. Perasaan takut terhadap ketidakpastian dan hal yang belum dikenal.

Penanganan Perubahan

Perubahan organisasi atau pembaharuan organisasi (organizational change) didefinisikan  sebagai pengadopsian ide-ide perilaku baru oleh sebuah organisasi. Organisasi dirancang untuk beradaptasi dengan perubahan lingkungan melalui pembaharuan dan pengembangan internal. Perubahan organisasi dicirikan dengan berbagai usaha penyesuaian-penyusaian disain organisasi di waktu mendatang. Pengelola perubahan secara efektif  tidak hanya  diperlukan bagi kelangsungan hidup organisasi, tetapi  juga sebagai  tantangan pengembangan. Dalam pengertian lain perubahan organisasi merupakan proses penyesuaian desain organisasi terhadap kondisi lingkungan yang dihadapi. Perubahan dapat bersifat reaktif dan proaktif.

Perubahan reaktif adalah perubahan yang dilakukan sebagai reaksi terhadap tanda-tanda bahwa perubahan diperlukan melalui pelaksanaan modifikasi sedikit demi sedikit untuk menangani masalah tertentu yang timbul. Organisasi membuat perubahan structural kecil sebagai reaksi terhadap perubahan dalam lingkungan mikro dan makro.

Perubahan proaktif adalah perubahan yang diarahkan melalui inovasi structural, kebijakan atau sasaran baru atau perubahan filosofi operasi yang  dengan sengaja didesain dan diimplementasikan. Proses reaktif dilakukan melalui pelaksanaan bebagai investasi waktu dan sumber daya lainnya yang berarti untuk mengubah cara-cara operasi organisasi. Perubahan ini disebut juga sebagai perubahan yang direncanakan (planned change). Perubahan yang direncanakan adalah :

“Usaha sistematik untuk mendesain ulang  suatu organisasi dengan cara yang akan membantunya melakukan adaptasi pada perubahan yang terjadi di lingkungan eksternal dan internal”.

Perubahan ini menyangkut kegiatan-kegiatan yang disengaja untuk mengubah status quo. Thomas dan Bennis mendefinisikan perubahan yang direncanakan sebagaj perancangan dan implementasi inovasi structural, kebijaksanaan atau  tujuan baru, atau suatu perubahan dalam filsafat, iklim dan gaya pengoprasian secara sengaja. Perubahan yang direncanakan bertujuan untuk menyiapkan seluruh organisasi atau sebagian besar untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan signifikan dalam sasaran dan arah organisasi.

Lingkungan Organisasi

Lingkungan Organisasi terdiri dari :

  1. Lingkungan Eksternal
  2. Lingkungan Internal

Lingkungan Eksternal

Lingkungan yang berada di luar organisasi saling mempertukarkan sumber daya dengan organisasi tersebut dan tergantung satu sama lain. Organisasi mendapatkan input (bahan baku, uang, dan tenaga kerja) dari lingkungan eksternal, kemudian ditransformasikan menjadi produk dan jasa sebagai output bagi lingkungan eksternal. Definisi  lingkungan eksternal adalah sebagai berikut:

  1. Lingkungan eksternal adalah semua kejadian di luar perusahaan yang memiliki potensi  untuk memperngaruhi perusahaan (Chuck Williams, 2005:51).
  2. Lingkungan eksternal terdiri dari unsur-unsur  di luar perusahaan  yang sebagian besar  tak dapat  dikendalikan  dan berpengaruh dalam pembuatan keputusan oleh manajer (T.Hani Handoko, 1999:62).
  3. Lingkungan eksternal terdiri atas unsur-unsur  yang berada  diluar suatu organisasi , yang relevan pada organisasi itu (James A.F. Stoner, 1996:66).

Lingkungan eksternal juga  dapat dibagi menjadi dua unsur, antara lain: Menurut James A.F. Stoner:

  1. Unsur-unsur tindakan langsung (direction).
  2. Unsur-unsur tindakan tidak langsung (indirect action).

Menurut T.Hani Handoko:

  1. Lingkungan ekstern mikro
  2. Lingkungan ekstern makro

Menurut Chuck Williams:

  1. Lingkungan khusus
  2. Lingkungan umum
  3. Lingkungan yang berubah

Dari ketiga pendapat tersebut  sebenarnya mempunyai pengertian yang sama  dalam pembagiannya, hanya Chuck Williams yang menambahkan dengan point ketiga “lingkungan yang berubah”. Jadi , lingkungan eksternal itu terbagi  menjadi:

  1. Lingkungan ekstern mikro (unsur-unsur tindakan langsung  atau lingkungan  khusus).
  2. Lingkungan ekstern makro (unsur-unsur tindakan tak langsung atau lingkungan umum).

Lingkungan Eksternal Mikro

Lingkungan eksternal mikro terdiri dari

1. Pelanggan (Customers)

Pelanggan membeli produk barang dan jasa. Perusahaan tidak dapat hidup tanpa dukungan pelanggan. Oleh karena itu, untuk mencapai keberhasilan usahanya suatu perusahaan perlu mengamati perubahan kebutuhan dan keinginan pelanggan.

Pengamat reaktif dan proaktif merupakan strategi  dalam mengamati kebutuhan  dan keinginan pelanggan. Pengamat reaktif adalah memusatkan perhatian pada kecenderungan dan masalah pelanggan setelah kejadian, misalnya mendengarkan keluhan pelanggan. Pengamatan proaktif terhadap pelanggan adalah dengan memperkirakan kejadian, kecenderungan, dan masalah sebelum hal itu terjadi (sebelum pelanggan mengeluh).

2. Pesaing (Competitors)

Pesaing adalah perusahaan  di dalam industri  yang sama dan menjual produk atau jasa  kepada pelanggan. Seringkali perbedaan antara keberhasilan  dan kegagalan usaha tergantung pada apakah perusahaan melakukan pelayanan yang lebih baik daripada pesaing lain. Oleh karena itu, perusahaan melakukan analisis bersaing, yaitu menentukan siapa pesaingnya, mengantisipasi pergerakan pesaing, serta memperhitungkan kekuatan dan kelemahan pesaing.

3. Pemasok (Suppliers)

Pemasok adalah perusahaan  yang menyediakan bahan baku, tenaga kerja, keuangan dan sumber informasi kepada pengusaha lain. Terdapat hubungan saling ketergantungan antara pemasok dan perusahaan. Ketergantungan perusahaan pada pemasok adalah pentingnya produk pemasik bagi perusahaan dan sulitnya mencari sumber lain sebagai pengganti. Ketergantungan pemasok pada perusahaan adalah suatu tingkat dimana perusahaan pembeli sebagai pelanggan bagi pemasok dan sulitnya menjual produk kepada pembeli lain.

4. Perwakilan-perwakilan pemerintah

Hubungan organisasi dalam perwakilan-perwakilan pemerintah berkembang secara kompleks. Peraturan-peraturan industri yang diterapkan oleh perwakilan pemerintah ini harus ditaati oleh organisasi dalam operasinya, prosedur perizinan, dan pembatasan-pembatasan lainnya untuk melindungi masyarakat.

5. Lembaga Keuangan

Organisasi-organisasi tergantung pada bermacam-macam lembaga keuangan, seperti bank-bank komersial, bank-bank instansi, dam perusahaan-perusahaan asuransi termasuk pasar modal. Lembaga keuangan ini sangat dibutuhkan perusahaan untuk menjaga dan memperluas kegiatan-kegiatannya seperti pendanaan untuk membangun fasilitas baru dan membeli peralatan baru, serta pembelanjaan operasi-operasinya.

Lingkungan Eksternal Makro

Lingkungan eksternal makro terdiri dari:

  1. Ekonomi

Keadaan ekonomi suatu negara akan mempengaruhi sebagian besar organisasi yang beroperasi di dalamnya. Pada suatu keadaan perekonomian yang sedang tumbuh, secara umum kemampuandaya beli masyarakat untuk membeli suatu produk atau jasa meningkat. Akan tetapi, kondisi perekonomian seperti itu tidak menjamin bahwa suatu perusahaan juga bertumbuh, hanya menyediakan lingkungan yang mendorong terjadinya pertumbuhan usaha.

Dalam keadaan perekonomian yang lesu, daya beli masyarakat yang menurun, membuat pertumbuhan usaha menjadi sulit. Sehingga para manajer perusahaan harus selalu mengantisipasi variabel-variabel ekonomi seperti kecenderungan inflasi, tingkat suku bunga, kebijakan fiskal dan moneter, dan harga-harga yang ditetapkan oleh pesaing.

2. Teknologi

Teknologi adalah pengetahuan, peralatan, dan teknik yang digunakan untuk mengubah bentuk masukkan (input) menjadi keluaran (output). Sehingga perubahan dalam teknologi dapat membantu perusahaan menyediakan produk yang lebih baik atau menghasilkan produk yang lebih efisien. Akan tetapi perubahan teknologi juga dapat memberikan suatu ancaman bagi perusahaan-perusahaan tradisional. Contohnya perusahaan fotokopi pada awalnya memberi ancaman bagi perusahaan kertas karbon.

3. Politik Hukum

Komponen politik/hukum adalah undang-undang, peraturan, dan keputusan pemerintah yang mengatur perilaku usaha. Komponen politik/hukum ini dalam suatu periode waktu tertentu akan menentukan operasi perusahaan. Sehingga manajer tidak mungkin mengabaikan iklim politik dan hukum-hukum maupun peraturan yang ada di suatu negara, seperti perlakuan yang adil dalam pembayaran gaji harus sesuai dengan upah minimum yang diteteapkan pemerintah.

4. Sosial Budaya

Komponen sosial budaya merujuk kepada karakteristik demografi serta perilaku, sikap, dan norma-norma umum dari penduduk dalam suatu masyarakat tertentu. Pertama, perubahan karakteristik demografi seperti, jumlah penduduk dengan keterampilan khusus, pertumbuhan atau pengurangan dari golongan populasi tertentu, mempengaruhi cara perusahaan menjalankan usahanya. Kedua, perubahan sosial budaya dalam perilaku, sikap, dan norma-norma juga mempengaruhi permintaan akan produk dan jasa suatu usaha.

Lingkungan Internal

Lingkungan internal adalah kejadian dan kecederungan dalam suatu organisasi yang mempengaruhi manajemen, karyawan, dan budaya organisasi. Jika dibandingkan dengan lingkungan eksternal perusahaan, lingkungan internal perusahaan lebih dapat dikendalikan.

Budaya organisasi adalah nilai-nilai keyakinan , dan sikap yang berlaku di antara anggota organisasi. Sumber utama dari budaya organisasi datang dari pendiri perusahaan. Para pendiri perusahaan ini telah menanamkan keyakinan, sikap, dan nilai-nilai mereka dalam perusahaan. Sehingga walaupun mereka pensiun, meninggal, ataupun mengundurkan diri, nilai-nilai, sikap, dan keyakinan mereka dapat tetap bertahan di dalam budaya organisasi perusahaan.

Budaya yang dapat menyesuaikan dan mendorong keterlibatan karyawan, dapat memperjelas tujuan dan arah strategis organisasi, serta senantiasa mengajarkan nilai-nilai dan keyakinan organisasi, dapat membantu perusahaan mencapai pertumbuhan penjualan, pengembalian modal, keuntungan, mutu, dan kepuasan pelanggan yang lebih tinggi. Pengganti perilaku, penambahan perilaku dan perubahan benda-benda perlambang adalah cara-cara yang dapat dilakukan oleh manajer untuk memulai perubahan budaya organisasi.

Post a Response

*
To prove you're a person (not a spam script), type the security word shown in the picture.
Anti-Spam Image