MANAJEMEN SISTEM INFORMASI

Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

Sistem informasi menerima masukkan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem menghendaki agar masukkan, pengolahan dan keluaran tiba pada saat bersamaan, yang sesuai untuk sistem pengolahan informasi yang paling sederhana, dimana semua masukkan tersebut tiba pada saat bersamaan tetapi hal tersebut jarang terjadi

Mengacu pada pendapat james B. Bower dan kawan- kawan dalam bukunya computer oriented accounting Informations sistem, Sistem penghasil informasi atau yang dikenal dengan nama sistem informasi, memiliki pengertian sebagai berikut :

”….Sistem informasi adalah salah satu cara tertentu guna menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.”

Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) kedalam model sistem informasi dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya. Sehingga data lebih akurat, tersimpan lebih lengkap dan aman dari resiko kehilangan data/informasi yang di perlukan.

PERANGKAT SISTEM INFOMASI

Sebuah sistem informasi yang lengkap memiliki kelengkapan sistem sebagai berikut :
1. Hardware, bagian ini merupakan bagian perangkat keras sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat keras seperti komputer, printer dan teknologi jaringan computer
2. Software, bagian ini merupakan bagian perangkat lunak sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat lunak untuk memerintahkan computer melaksanakan tugas yang harus dilakukannya, software dapat digolongkan menjadi beberapa kelompok yaitu :
• Sistem Operasi, seperti misalnya program Microsoft windows, linux, novel netware,dan lain sebagainya.
• Aplikasi seperti Microsoft office, general ledger,corel draw, dan lain sebagainya.
• Utilitas, sepertianti virus, Norton utilities, disc doctor dan lain – lain.
• Bahasa pemrograman,seperti visual foxpro, bahasa C++, Borland delphi, dan lain – lain.
3. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut dan akan menghasilkan informasi, seperti contoh adalah dokumen bukti – bukti transaksi, nota, kuitansi dan sebagainya
4. Prosedur, merupakan bagian yang berisikan dokumentasi prosedur atau proses – proses yang terjadi dalam sistem. Prosedur dapat berupa buku – buku penuntun operasional seperti prosedur sistem pengendalian intern atau buku penuntun teknis seperti buku manual menjalankan program computer dan sebagainya
5. Manusia, merupakan bagian utama dalam suatu sistem informasi. yang terlibat dalam komponen manusia antara lain adalah :
• Clerical Personnel, untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator
• First Level Manager, untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah kebawah
• Staff Specialist, digunakan untuk analis untuk perencanaan dan laporan
• Management, untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khusus, laporan khusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang, pendukung analisis pengambilan keputusan level atas

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

John Burch dan Gary Grudnitski dalam bukunya information sistem theory and practice memberikan gambaran komponen sistem informasi seperti pada gambar dibawah.

Gambar di atas merupakan Komponen – Komponen Sistem Informasi

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa sistem informasi memiliki komponen – komponen yang saling ber integrasi membentuk satu kesatuan dalam mencapai sasaran sistem.
1. Blok masukkan (input block), meliputi metode – metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen – dokumen dasar
2. Blok model (model block), terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu
3. Blok keluaran (output block), berupa data – data keluaran seperti dokumen output dan informasi yang berkualitas
4. Blok teknologi (technology block), digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok teknologi ini merupakan komponen Bantu yang memperlancar proses pengolahan yang terjadi dalam system
5. Blok basis data (database block), merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan perangkat lunak yang memanipulasinya
6. Blok kendali (controls block), meliputi masalah pengendalian terhadap operasional sistem yang berfungsi mencegah dan menangani kesalahan / kegagalan sistem.

PENGELOLA SISTEM INFORMASI

Salah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi adalah manusia sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya, pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu sruktur manajemen, oleh karena itu bentuk atau jenis sisteminformasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya
• Manajemen Level Atas, untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.
• Manajemen Level Menengah, untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.
• Manajemen Level bawah, untuk perencanaa dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.
• Operator, untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.

Contoh Struktur Organisasi Sistem Informasi.

variasi struktur manajemen tersebut sangat tergantung pada Managerial Efficiency yang dibandingkan dengan tingkat User Service, manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan dengan benar agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik, hal itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahan – kesalahan yang bersifat manusiawiyang dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan sebuah sistem
Kesulitan karena suatu kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu teknik pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data. Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan – kesalahan yang terjadi. selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan auditing baik secara intern maupun ekstern.

Mangement Information System (MIS)

●MIS Untuk pengambilan keputusan yang bersifat strategis
(para eksekutif /pimpinan perusahaan)
●MIS untuk perencaan taktis dan pengambilan keputusan
( para pengelola organisasi/perusahaan)
●MIS untuk perencanaan operasi pengambialan keputusan dan pengendalian
●Pengolahan transaksi, pelayanan permintaan informasi
(informasi penunjang kegiatan perencanaan operasional)

PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI

Salah satu definisi dan konsepsi tentang MIS (Manajgement Information System) menurut Gordon B. Davis :

……..Suatu sistem terpadu antara manusia dan mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasonal, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Sistem tersebut memanfaatkan computer, baik perangkat keras maupun lunak, prosedur dan tata kerja, manajemen dan model pengambilan keputusan dan juga basis data, ¹
Untuk itu MIS mencakup berbagai disiplin ilmu antara lain : teori organisasi, ekonomi, statistik akuntansi dan matematika juga computer. Sampai saat ini Manajmen Information Sistem (MIS) yang ada belum dapat memenuhi definisi diatas, karena begitu luasnya kriteria definisi tersebut.
Sistem informasi telah berkembang sedemikian pesatnya baik dari sistem tehnologi maupun menajemen sistem pengoprasiannya, organisasi menggunakan sistem informasi untuk menggolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka,
Sistem informasi manajemen (SIM) dalam sebuah perusahan adalah kumpulan dari sistem manajeman dan pengembalian keputusan dalam suatu organisasi yang cenderung berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis informasi yang berbasis pada computer (computer based informasi system ) Dengan pertimbangan informasi apa,untuk siapa, dan kapan untuk di sajikan
Sistem Informasi Manajemen tergantung dari besar kecilnya organisasi yang dapat terdiri dari sistem-sistem informasi :
• Akuntansi ( Accounting Information Systems )
• Pemasaran ( Marketing Information Systems )
• Penyediaan ( Inventory Information System )
• Personalia ( Personnel Information System )
• Distribusi ( Distribution Information System )
• Pembelian ( Purchasing Information System )
• Kekayaan ( Treasury Information System )
• Analisis kredit (credit analysis information system )
• Penelitiaan dan pengembangan ( reseach and development information system )
• Teknik ( engineering information system )

Sifat proses pengolahan dan penyebaran informasi pada MIS adalah menyeluruh (pendekatan system total (total system approach)). Sifat ini membuat pengolahan data terdistribusi tidak dikehendaki. Penyimpanan data harus terpusat untuk menjaga integritas data, hal ini mengakibatkan masalah komunikasi, diperlukan seorang ahli informasi, media dan sebagainya.

1. Pengolahan Data Terdistribusi

Hal-hal yang mendorong timbulnya pengolahan data terdistribusi :
• mencegah membengkaknya data
• mencegah lambatnya computer
• tersebarnya unit usaha secara geografis
• dengan pengolahan data tersebar memungkinkan untuk dicapainya tujuan yang berbeda diantara unit-unit perusahaan
• masing-masing pengelola, dapat mengendalikan pengolaha data mereka, sesuai dengan kebutuhan local
• menjamin tersedianya informasi yang beraneka ragam untuk proses pengambilan keputusan para pengelola pada tingkatan yang lenih tinggi

untuk mencegah luasnya rentang kendali dan bertambahnya jumlah personalia perlu dipilih bagian-bagian penting untuk pengolahan data.

Kelemahan data terdistribusi adalah sulitnya menjaga integritas data, kewenangan pengolahan data local menjadikan data pusat kurang mutakhir, meningkatnya birokrasi, koordinasi dan kompetisi penggunaan sumber daya.

2. Pengelola dan Pengolahan Data

Pimpinan unit pengolahan data mempunyai akses data terhadap informasi yang diolah sama dengan pimpinan perusahaan, untuk itu perlu dipilih orang yang tepatuntuk jabatan ini, karena maju mundurnya perusahaan sangat tergantung pada informasi yang disajikan. Juga perlu diperhatikan kompensasi bagi pimpinan pengolahan data yang telah sukses mengerjakan tugasnya.

Munculnya banyak PC dan terminal di perusahaan, muncul aplikasi baru dalam pengolahan data : interogasi pusat data secara langsung oleh pemakai. Untuk itu hak pemakai perlu dibatasi.

STRUKTUR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Banyak pendekatan yang digunakan untuk menjelaskan struktur dan organisasi system informasi atau SIM.
Berikut ini system informasi dijelaskan dalam 4 pandangan yang terpisah, tetapi klasifikasinya berhubungan :
1 Elemen operasi
2 Pendukung operasi
3 Aktivitas manajemen
4 Fungsi organisasi

Elemen¬Elemen Operasi Untuk Sistem Operasi

Jika diminta untuk memperlihatkan system informasi dari sebuah organisasi, maka akan diperlihatkan komponen fisiknya. Pertanyaan mengenai komponen fisik dapat dijawab dalam istilah fungsi atau mungkin dalam istilah output system untuk pemakai.

Fungsi Pemrosesan

Gambaran untuk system informasi dalam syarat komponen fisik tidak menjelaskan apa kerja dari system, sebagaimana gambaran untuk konfigurasi hardware yang tidak menjelaskan mengapa konfigurasi begitu. Cara lain untuk menggambarkan sistem informasi adalah dalam syarat¬syarat fungsi pemrosesan utama adalah sebagai berikut :
Fungsi Pengolahan Catatan
Pengolahan Transaksi Suatu transaksi adalah suatu kegiatan seperti mengadakan pembelian atau penjualan suatu produk. Hal ini mungkin menjadi urusan dalam organisasi, atau yang meliputi suatu organisasi dan masukan dari luar. Pelaksanaan transaksi menghendaki dokumen untuk : 1. Mengarahkan terjadinya transaksi 2. Pencatatan, penegasan atau menerangkan pelaksanaan, atau 3. Hubungan transaksi yang memerlukan record¬record itu untuk latar belakang informasi atau referensi
Memelihara file master Banyak kegiatan pengolahan membutuhkan penciptaan dan pemeliharaan file master, yang menyimpan secara relatif permanen atau pengorganisasian masukkan data historis. Misalnya :
pengolahan daftar gaji untuk menyiapkan pembayaran seorang pegawai memerlukan informasi mengenai tingkat pembayaran, potongan dan sebagainya. Ketika transaksi diolah, item data file master secara biasa akan diupdate menjadi informasi yang baru (sekarang)
Menghasilkan laporan Laporan adalah produksi penting dalam sebuah sistem informasi. Penjadualan laporan dihasilkan secara tetap. Suatu sistem informasi juga akan dapat menghasilkan laporan khusus secara cepat untuk maksud yang dikehendaki.
Pengolahan Output dari sistem informasi adalah tanggapan untuk
pertanyaan menanyakan pemakaian database. Mungkin pertanyaan tetap dengan bentuk sebelum diset atau maksud pertanyaan. Fungsi pokok atas pengolahan pertanyaan adalah membuat record apa saja atau item apa saja dalam database yang dapat diakses dengan mudah untuk personal yang diijinkan.
Pengolahan interaktif yang mendukung aplikasi¬aplikasi Sistem informasi berisi aplikasi¬aplikasi yang dirancang untuk mendukung sistem perencanaan, analisa dan pengembailan keputusan. Komputer menjalankan pengolahan berdasarkan model perencanaan, model keputusan dan sebagainya. Jenis pengoperasian adalah interaktif dengan tanggapan pemakai atas pertanyaan dan kehendak untuk data dan penerimaan hasil¬hasil dengan segera sehubungan dengan perubahan input selama penyelesaian atau hasil yang memuaskan dicapai.

Output Untuk Para Pemakai

Pemakai sistem informasi manajemen menyediakan input dan menerima output. Penilaian pemakai sistem informasi agaknya tergantung pada pengurangan input tetapi terutama berdasarkan atas kegunaan output dari pandangan pemakai.
Output¬output demikian membentuk satu deskripsi suatu sistem informasi dan dapat dikelompokkan ke dalam 5 (lima) jenis utama yaitu :
1 Dokumen transaksi atau screen
2 Laporan yang direncanakan sebelumnya
3 Jawaban atas pertanyaan yang direncanakan sebelumnya
4 Laporan dan jawaban atas pertanyaan yang sifatnya sementara
5 hasil dialof antara manusaia dengan mesin

Tipe dokumen transaksi Keterangan dan contoh
Informasional Laporan atau penegasan mengenai kegiatan yang akan atau telah dilakukan. Contoh : tanda bukti penerimaan pesanan penjualan dari pelanggan.
Tindakan Permintaan tindakan atau instruksi untuk itu. Contoh : pesanan pembelian mengawali suatu pembelian.
Penyelidikan Laporan¬laporan khusus, kesalahan¬kesalahan atau kondisi lain yang menghendaki penyelidikan.

Laporan-¬laporan jawaban atas pertanyaan dan hasil¬-hasil dialog menyediakan empat jenis informasi :
1 Pemantauan informasi
2 Penemuan masalah informasi
3 Informasi tindakan
4 Dukungan keputusan

SIM untuk Mendukung Pengambilan Keputusan

Keputusan yang terstruktur dapat dikatakan terprogramkan, dalam arti bahwa aturan keputusan yang tidak ambiguous (rangkap) akan ditentukan selanjutnya. Keputusan tak berstruktur dikatakan tidak terprogramkan.

1 Terstruktur, Keputusan Terprogramkan
Ketika suatu keputusan dapat diprogramkan, sebuah organisasi dapat menyiapkan aturan keputusan atau prosedur keputusan. Ini dapat ditegaskan sebagai sekelompok langkah¬langkah yang mengikuti, sebuah flowchart, sebuah tabel keputusan, atau sebuah rumus. Prosedur keputusan juga akan merinci informasi yang dibutuhkan sebelum aturan keputusan tersebut digunakan.
Syarat sistem informasi untuk keputusan terstruktur adalah prosedur yang jelas dan tidak samar¬samar untuk pemasukan input data yang ditetapkan, prosedur pengesahan untuk memastikan pembetulan dan input yang lengkap, memproses input dengan menggunakan logika keputusan, dan output dari keputusan terprogram dalam suatu bentuk yang berguna untuk skdi. Suatu output yang berguna akan jelas digunakan dan terdiri dari data untuk membantu penerima untuk menilai keputusan yang layak.

2 Tidak Terstruktur, Keputusan Tidak Terprogram
Keputusan tidak terstruktur sebelumnya tidak bisa dipungkiri prosedur keputusan, salah satu karena keputusan juga jarang untuk membenarkan nilai organisasi yang mempersiapkan suatu prosedur keputusan (sungguhpun mungkin sebagian program) atau karena proses keputusan tidak dimengerti baik atau mengubah juga untuk memberikan suatu prosedur keputusan tetap yang tidak bisa dipungkiri.

Struktur SIM Berdasarkan Kegiatan Manajemen

SIM mendukung kegiatan manajemen. Ini berarti bahwa struktur dari suatu sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk suatu hierarki dari perencanaan manajemen dan aktifitas pengendalian

Hierarki dari Kegiatan Manajemen

Kategori dari perencanaan dan pengendalian manajemen didefinisikan oleh Anthony sebagai berikut :
Tingkatan Catatan
Perencanaan strategik Penetapan tujuan organisatoris. Pendefinisian sasaran, kebijakan dan pedoman umum yang mengarahkan alur untuk organisasi. Bidang jenis usaha.
Pengendalian manajemen (dan perencanaan taktis) Perolehan sumber daya. Taktik perolehan, lokasi pabrik, produk baru. Pemakai anggaran, laporan, perbedaan (variance).
Perencanaan dan pengendalian operasional Pendayagunaan fasilitas dan sumber daya yang ada untuk menyelenggarakan kegiatan.

Sistem Informasi untuk Pengendalian Operasional

Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan dilaksanakan secara efektif dan efisien. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan. Putusan – ¬putusan operasi dan hasilnya, umumnya diselesaikan dalam waktu singkat (satu hari sampai satuminggu).

Pendukung pemrosesan untuk kontrol operasi terdiri dari :
• Proses transaksi
• Proses laporan
• Proses pemeriksaan
• Database untuk pembuatan kontrol operasional, terdiri dari data internal hasil dari transaksi.
Bagian data umumnya merupakan aliran. Pengawasan harus diambil dalam mengartikan data menjadi rekaman dari operasi, karena hubungan pemrosesan sering berarti.

Sistem Informasi untuk Kontrol Manajemen

Informasi kontrol manajemen diperlukan manajer untuk mengukur pekerjaan, menentukan pada aksi kontrol, merumuskan fungsi keputusan untuk digunakan oleh personal operasional dan alokasi sumber, alasan bagi penyimpangan pekerjaan mungkin dimengerti, dan pemecahan bisa diharapkan.
Proses kontrol memerlukan tipe¬-tipe berikut :
a) Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, expected, budgeted, dll)
b) Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan
c) Sebab penyimpangan
d) Analisis keputusan yang mungkin atau arah aksi

Database untuk kontrol manajemen terdiri dari dua elemen utama (1) database dari operasi, dan rencana, standar, anggaran, dan lain-¬lain yang membatasi harapan manajemen mengenai pekerjaan, juga beberapa data external seperti perbandingan industri dan indeks biaya.

Sistem Informasi untuk Perencanaan Strategis

Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya.

Aktivitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam satu periode, lingkaran yang teratur seperti kegiatan kontrol manajemen. Bisa saja menjadi tidak teratur meskipun beberapa perencanaan strategis umumnya untuk diproses, data disimpulkan dari satu macam sumber. Ada keperluan untuk mempertimbangkan data eksternal.

Database ini terdiri dari beberapa kenyataan yang sukar, tetapi banyak didasarkan pada pertimbangan. Banyak data yang tidak bisa dikumpulkan pada suatu dasar yang teratur, dan banyaknya yang tidak bisa secara khusus dilengkapi dalam kemajuan. Untuk alasan itu, banyak bantahan bahwa tidak mungkin untuk mempunyai sistem informasi manajemen untuk aktifitas perencanaaan strategis.

KESIMPULAN

Dalam perkembangan tekhnologi modern saat ini masyarakat sangat perlu mempunyai pengetahuan yang cukup akan informasi, dimana informasi ini sangat membantu dalam kehidupan kita.

Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

Sistem informasi adalah salah satu cara tertentu guna menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.”

Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya.
Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Keputusan yang terstruktur dapat dikatakan terprogramkan, dalam arti bahwa aturan keputusan yang tidak ambiguous (rangkap) akan ditentukan selanjutnya. Keputusan tak berstruktur dikatakan tidak terprogramkan.

Sistem informasi manajemen (SIM) dalam sebuah perusahan adalah kumpulan dari sistem manajeman dan pengembalian keputusan dalam suatu organisasi yang cenderung berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis informasi yang berbasis pada computer (computer based informasi system )

DAFTAR PUSTAKA

1. Raymond McLeod, Jr. System Informasi Manajemen, penerjemah: Hendra Teguh SE,AK. editor: Hardi Sukardi MBA,Msc.,SE (MM – UI).

2. Teguh Cahyono, Sistem Informasi : Konsep Dasar, Analisis Desain dan Aplikasi,Penerbit Graha Ilmu.

3. Gordon B. Davis, kerangka dasar System Informasi Manajemen bagian I pengantar.
4. Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : UPP AMP YKPN, 2002.
5. O’Brien, James A. Pengantar Sistem Informasi. Jakarta : Salemba Empat, 2005.
6 Kadir, Abdul. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset, 2003.
7. Catatan teori mata kuliah Sistem Information Manajemen.
8. Materi mata kuliah Konsep Sistem Informasi, Gunadarma, T.Setioaji.

Popularity: 1% [?]