PENGARUH TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP KINERJA ORGANISASI DI DALAM STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

PENGARUH TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP KINERJA ORGANISASI DI DALAM STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

1.1 Latar Belakang Masalah
Perubahan yang terjadi dalam masyarakat dewasa ini sangat mempengaruhi persaingan, baik perubahan demografi, social ekonomi, Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), kompetisi pasar maupun sumber daya manusianya. Strategi yang tepat untuk menghadapi tantangan dan persaingan di pasar pelayanan JASA, di masa depan juga perlu direncanakan dengan baik.
Kinerja organisasi selalu menjadi ukuran keberhasilan kegiatan organisasi sehingga diperlukan metode yang dapat mengukur kinerja tersebut (Kaplan dan Norton,1996) Pentingnya pengukuran kinerja secara tepat, menurut Keats dan Hitt (1988) dikarenakan kinerja merupakan sebuah konsep yang sulit, baik definisi dan pengukurannya. Dengan mengetahui kondisi kinerja maka organisasi dapat melakukan revisi atas kebijakan-kebijakan yang tidak relevan sehingga pencapaian dimasa yang akan datang akan lebih baik. Sementara itu, Li dan Simerly (1998) mengatakan bahwa pengukuran kinerja merupakan sesuatu yang komplek dan merupakan tantangan besar bagi para peneliti karena sebagai sebuah konstruk, kinerja bersifat multidimensional Oleh karena itu, pengukuran kinerja dengan menggunakan dimensi pengukuran tunggal tidak mampu memberikan pemahaman yang komprehensif.
Flak dan Dertz (2005) mengatakan bahwa terdapat beberapa faktor yang diperlukan dalam kesuksesan kinerja adalah :
(1) komitmen top manajemen dan kepemimpinan,
(2) partisipasi pegawai dan manajer menengah,
(3) budaya kinerja yang baik,
(4) pelatihan dan pendidikan,
(5) membuatnya relatif sederhana, mudah digunakan dan dipahami, dan
(6) kejelasan visi, strategi dan hasil.

Sebagaimana yang telah dijelaskan oleh Carmona dan Gronlund (2003) bahwa faktor-faktor yang diduga akan berpengaruh terhadap kinerja organisasi adalah
(1) kepemimpinan,
(2) pemanfaatan teknologi informasi,
(3) implementasi struktur organisasi.
kepemimpinan merupakan kemampuan dari manajemen puncak untuk membangun, mempraktekkan serta memimpin suatu visi jangka panjang bagi organisasi. Kepemimpinan yang tepat diperlukan dalam membuat suatu kebijakan-kebijakan strategis yang menentukan masa depan organisasi, termasuk penggunaan ukuran kinerja. Pimpinan sering mengunakan pendekatan subjektif berkenaan ukuran kinerja. Lipe dan Salterio (2000) dalam Carmona dan Salvador, (2003) mengatakan bahwa pimpinan lebih suka menggunakan ukuran umum dan subjektif daripada yang spesifik dalam melakukan penilaian kinerja organisasi. Kinerja organisasi sangat dipengaruhi oleh penguasaan teknologi informasi dari karyawan suatu organisasi.
Mulyadi (1997) mengatakan bahwa teknologi maju, khususnya teknologi informasi, akan menyebabkan perubahan radikal maupun berkelanjutan pada organisasi. Dengan aplikasi teknologi maka organisasi akan mengalami perubahan sistem manajemen, dari system tradisional ke sistem manajemen kontemporer.
Teknologi informasi berkaitan dengan pelayanan, hal tersebut dikarenakan salah satu dimensi dari kualitas pelayanan adalah kecepatan pelayanan (Parasuraman et al.,1988), dimana dimensi tersebut dapat dikaitkan dengan teknologi informasi. Dengan adanya teknologi informasi maka pelayanan yang diberikan, khususnya pada organisasi jasa, akan semakin cepat dan akurat. Hal tersebut secara sederhana dapat dijelaskan bahwa pelayanan yang sesuai dengan harapan pelanggan akan menciptakan kepuasan sehingga pelanggan tersebut memiliki memori atas organisasi tersebut (customer retention). Dengan adanya customer retention maka akan terjadi re-buying, dimana organisasi akan memperoleh peningkatan penjualan dan laba keuntungan Perusahaan.

1.2 Perumusan Masalah
meningkatkan kinerja organisasi melalui kepemimpinan, pemanfaatan teknologi informasi, dan struktur organisasi. Berdasarkan permasalahan tersebut, maka yang menjadi pertanyaan dalam penelitian ini (research question) adalah sebagai berikut:
(1) Apakah terdapat pengaruh kepemimpinan terhadap kinerja organisasi?
(2) Apakah terdapat pengaruh pemanfaatan teknologi informasi terhadap kinerja organisasi?
(3) Apakah terdapat pengaruh struktur organisasi yang terdesentralisasi terhadap kinerja organisasi?
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian merupakan hasil yang ingin dicapai dalam melakukan penelitian serta memiliki konsistensi dengan permasalahan atau pertanyaan penelitian. Berangkat dari pertanyaan penelitian di atas maka tujuan penelitian ini adalah:
(1) Menganalisis pengaruh kepemimpinan terhadap kinerja organisasi.
(2) Menganalisis pengaruh teknologi informasi terhadap kinerja organisasi.
(3) Menganalisis pengaruh struktur organisasi yang terdesentralisasi terhadap kinerja organisasi.

1.4 Manfaat Penelitian
Adapun kegunaan penelitian ini adalah sebagai kontribusi terhadap kajian mengenai
kepemimpinan, teknologi informasi, struktur organisasi, dan kinerja organisasi.
(1) Penelitian ini diharapkan memberikan kontribusi dan berguna bagi para akademisi dalam mengembangkan teori manajemen strategik, khususnya pengukuran kinerja organisasi.
(2) Penelitian ini juga berguna sebagai referensi dalam menggunakan ukuran kinerja secara komprehensif sehingga permasalahan yang terjadi dapat di atasi.
A. Pembahasan
(1) pengaruh kepemimpinan terhadap kinerja organisasi.
para eksekutif yang berpikiran maju menggunakan TI untuk merampingkan dan menyinkronkan proses operasi dan manajemen. TI menyediakan informasi waktu nyata dan alat intelijen bisnis bagi pengambil keputusan yang bertugas sambil menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer operasi dan eksekutif senior untuk memastikan bahwa keputusan yang tepat telah diambil pemakai sistem informasi yang baru agar ia merasa bahwa teknologi sistem informasi dapat meningkatkan kinerja individu dalam menjalankan kegiatan organisasi/perusahaan. teknologi sistem informasi berpengaruh positif dan signifikan terhadap kinerja individual
Knowledge Management
Lingkungan di sekitar terutama pada lingkup bisnis terbentuk dari dinamika perubahan dan perkembangan. Untuk dapat bertahan, suatu organisasi harus lebih flexibel, dan selain itu juga mempertahankan budaya dan ciri khas organisasi tersebut. Potensi inilah yang dapat disebut dengan ‘knowledge’.
Karenanya “knowledge” menjadi pendorong organisasi yang penting dan sebuah faktor kunci dalam value creation.
Knowledge berada pada proses, events dan aktifitas dimana data, informasi, knowledge dan meta-knowledge bertransformasi dari satu bentuk ke bentuk yang lain. Kerangka kerja untuk menganalisis alur dari knowledge dapat berdasarkan General Knowledge Model, di mana model ini mengatur alur knowledge dalam 4 area kegiatan utama yaitu : knowledge creation, retention, transfer dan utilization.
1. Knowledge Creation. Kegiatan ini berkaitan dengan memasukkan knowledge baru ke dalam sistem, dan juga termasuk mengembangkan, menemukan serta mencari knowledge itu sendiri.
2. Knowledge Retention. This includes all activities that preserve knowledge and allow it to remain in the system once introduced. It also includes those activities that maintain the viability of knowledge within the system.
3. Knowledge Transfer. This refers to activities associated with the flow of knowledge from one party to another. This includes communication, translation, conversion, filtering and rendering.
4. Knowledge Utilization. This includes the activities and events connected with the application of knowledge to business processes.
Adapun yang disebut ‘individual knowledge’, dimana knowledge ini merupakan hasil interaksi presepsi seorang manusia di dalam organisasi dengan aktivitas yang dilakukan / terjadi di dalam organisasi.
Sedangkan ‘organisational knowledge’ merupakan gabungan dari individual knowledge yang mana dapat diaplikasikan dalam proses bisnis.
Sehingga bagian yang terpeting dalam membangun dasar dari kumpulan knowledge ini adalah individual knowledge dari anggota organisasi dan kerangka kerja dalam menghubungkan individual knowledge tersebut dengan interaksi dan struktur komunikasi.
Knowledge sendiri dapat dikelompokkan menjadi 2 jenis yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge.
1. Tacit knowledge merupakan knowledge yang diam di dalam benak manusia dalam bentuk intuisi, judgement, skill, value dan belief yang sangat sulit untuk diformalisasikan dan dishare dengan orang lain.
2. Explicit knowledge merupakan knowledge yang dapat atau sudah terkondifikasikan dalam bentuk dokumen sehingga dapat dengan mudah ditransfer dan didistribusikan dengan menggunakan berbagai media. Explicit knowledge dapat berupa formula, kaset / cd video dan audio, spesifikasi produk atau manual.
Kedua jenis knowledge tersebut dapat dikonversi melalui empat proses konversi, yaitu : sosialisasi, ekternalisasi, kombinasi, dan internalisasi, yang mana keempat proses tersebut dikenal dengan istilah SECI process.
1. Sosialisasi merupakan proses sharing dan penciptaan tacit knowledge melalui interaksi dan pengalaman langsung.
2. Ekternalisasi merupakan pengartikulasian tacit knowledge menjadi explicit knowledge melalui proses dialog dan refleksi.
3. Kombinasi merupakan proses konversi explicit knowledge menjadi explicit knowledge yang baru melalui sistemisasi dan pengaplikasian explicit knowledge dan informasi.
4. Internalisasi merupakan proses pembelajaran dan akuisisi knowledge yang dilakukan oleh anggota organisasi terhadap explicit knowledge yang disebarkan ke seluruh organisasi melalui pengalaman sendiri sehingga menjadi tacit knowledge anggota organisasi.
Untuk dapat mengelola transfer knowledge dalam organisasi dibutuhkan suatu manajemen pengelolaan knowledge yang umumnya dikenal dengan knowledge management. Pengelolaan knowledge management yang baik dapat menciptakan nilai bisnis dan menghasilkan keunggulan kompetitif, di mana dalam pengelolaan ini dilakukan serangkaian kegiatan, pengkomunikasian dan pengimplementasian semua knowledge yang dibutuhkan.
Knowledge Management and Leader
Implementasi KM di dalam sebuah organisasi bagaikan melakukan perubahan budaya organisasi, karena dengan adanya implementasi KM dalam organisasi mendorong munculnya budaya knowledge sharing dan learning habit yang melibatkan seluruh personel di dalam organisasi. Sehingga awal implementasi KM merupakan saat-saat terberat bagi sebuah organisasi, karena adanya kemungkinan penolakan terhadap perubahan, atau bahkan tidak peduli pada pengimplementasian KM.
Di sinilah peranan penting dari pemimpin organisasi dalam memimpin pengimplementasian KM, dimana ia memimpin langsung perubahan. Tentu saja dibutuhkan aksi nyata dari para pemimpin untuk memotivasi para anggota organisasi untuk terlibat langsung dalam implementasi KM dan membuktikan komitmentnya melalui bukti nyata.
Tindakan yang dapat dilakukan oleh pemimpin antara lain dengan mengalokasikan sumber data yang ada dengan kendalinya untuk membangun sistem dan menggerakkan para anggota organisasi untuk berpatisipasi aktif dalam proses-proses KM. Selain itu, komitment tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk pengalokasian personil yang dikhususkan sebagai pengelola knowledge perusahaan, pengalokasian investasi untuk membangun infrastruktur KM dan juga yang tidak dapat digantikan oleh sumber daya lain, adalah personal devotion dari para pimpinan organisasi untuk menyediakan waktu untuk memonitor secara langsung semua inisiatif-inisiatif KM dan pendayagunaan alokasi sumber daya yang didedikasikan untuk inisiatif-inisiatif KM tersebut.
IMPLEMENTASI KM PADA SEKOLAH DI HONG KONG
Dimulai dari hasil penelitian ‘Critical Factors of Implementing Knowledge Management in School Environment : A Qualitative Study in Hong Kong’ yang dilakukan pada tahun 2010. Di mana tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah KM dapat diimplementasikan pada sekolah dasar dan menengah serta permasalahan yang mungkin dihadapi.
Menurut hasil penelitian KM pada bidang pendidikan dibutuhkan karena :
1. Menyimpan kepiawaian dari guru yang berpengalamanan dan dapat men-share-kannya kepada yang lain khususnya kepada guru baru. Sehingga best practice dapat ditangkap dan di-share-kan di antara para guru.
2. Dapat mengefektifkan waktu belajar dan performa belajar di dalam sekolah yang mana dapat menyediakan ruang kerja proyek dan membawakan guru dengan kompetitif intelligence ke dalam sekolah. Untuk pendidikan, faktor kompetitif yang penting adalah untuk mencapai hasil pembelajaran dan meningkatkan hasil belajar siswa.
3. KM mendukung perkembangan dari komunitas knowledge di dalam sekolah dan mengadopsi budaya organisasi pembelajar.
Tidaklah mengejutkan jika kepemimpinan ditemukan sebagai faktor penting yang mempengaruhi knowledge management di sekolah. Kebanyakan dari guru setuju bahwa jika kepemimpinan di sekolah tidak kuat, maka tidak mudah mengimplementasikan KM. Dalam konteks sekolah, maka kepala sekolah merupakan pemimpin penting dan bertindak sebagai agen perubahan. Kepala sekolah seharusnya menunjukkan dengan jelas tujuan dari KM dan meyakinkan staffnya akan pentingnya implementasi KM. Transformasional leaderhip dibutuhkan dalam kondisi seperti ini dimana kepala sekolah dapat menanamkan kebanggaan, kepercayadirian dan nilai serta memberikan misi pada para guru. Kepala sekolah harusnya dapat menstimulasi knowledge sharing dan menyediakan training bagi guru bila dibutuhkan. Dan yang paling penting, kepala sekolah harus mendorong para guru untuk berpikir dengan cara yang baru dan menekankan bahwa KM dapat menyelesaikan masalah yang sebelumnya atau saat ini terjadi di dalam sekolah.
Kebanyakan sekolah di Hong Kong, KM dianggap sebagai praktek perubahan kerja di dalam sekolah sehingga faktor manusia patut diperhitungkan. Dalam implementasi KM, kepala sekolah berperan sebagai katalis, process helper dan resource linker. Dimana sebagai katalis, kepala sekolah mengusulkan perubahan seperti implementasi KM pada sekolah. Kepala sekolah harus mengetahui perilaku para guru dan staf serta budaya pada sekolah dapat mendukung perubahan atau bahkan dapat menolak perubahan. Sebagai resource linker, kepala sekolah harus mengalokasikan sumber daya yang tersedia untuk mencapai perubahan yang diharapkan. Sebagai process helper, kepala sekolah harus membantu staffnya ketika mereka menemukan masalah dalam mempraktekkan KM. Kepala sekolah harus memotivasi para guru dan mencipkana lingkungan kerja yang dapat mendukung praktek baru ini.
Dan sebagai pemimpin dari organisasi pembelajar, kepala sekolah harus mendukung proses pembelajaran di sekolah untuk meningkatkan peforma. Kepala sekolah dapat menciptakan sebuah budaya belajar dimana guru dapar beradaptasi pada perubahan dan lebih mengenali praktek KM secara perlahan. Kepala sekolah pun dapat menciptakan koneksi secara emosional dengan para guru untuk dapat menyampaikan secara jelas tujuan dan definisi yang diharapkan serta menyediakan umpan balik yang positif kepada para guru melalui komunikasi yang efektif.
KESIMPULAN
Knowledge adalah hal yang penting bagi perusahaan, tanpa knowledge organisasi harus berusaha ekstra keras lagi dalam mendorong sumber daya / anggota orgaisasi baru yang secara cepat harus dapat menelusuri budaya, cara kerja dan segala sesuai yang berkaitan dengan pekerjaannya tersebut. KM yang dikelola baik, dapat memastikan knowledge tersedia bagi anggota organisasi yang baru untuk dipelajari sehingga dapat membantunya dalam menjalankan job desk-nya ataupun untuk ditelurusuri untuk menemukan best practice yang tersedia dan pernah dilakukan sebelumnya, atau mendorong para anggota organisasi untuk menemukan knowledge baru atau best practice terbaru untuk perusahaan. Walaupun tentu saja selanjutnya adalah apakah KM tersebut sudah sesuai dan sudah ditanamkan dalam budaya organisasi.
Pimpinan memegang peranan penting dalam menerapan KM. Anggota organisasi membutuhkan panutan yang menjadi contoh pelaksanaan KM itu nyata dalam organisasi. Pemimpin juga bertindak sebagai agen perubahan karena penerapan KM dalam organisasi sama halnya dengan mengimplementasikan perubahan budaya (budaya untuk belajar dan sharing) dimana bisa terdapat anggota organisasi yang menerima dan mengikuti perubahan tersebut atau ada juga yang malah menolak pengimplementasian KM.
Bagaimanapun gaya kepemimpinan seorang pimpinan, komunikasi diperlukan dalam memandu pengimplementasian KM dalam organisasi sebagai katalisator, penyedia sumber, dan juga process helper walau pun di organisasi yang berbeda pengimplementasian dipimpin oleh knowledge leader, pimpinan organisasi harus dapat mendukung dan juga ikut serta dalam pengimplementasian KM.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 8.0/10 (1 vote cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
PENGARUH TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP KINERJA ORGANISASI DI DALAM STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN, 8.0 out of 10 based on 1 rating
Share

Post a Response

*
To prove you're a person (not a spam script), type the security word shown in the picture.
Anti-Spam Image